Check list para tu evento, Parte III

En la primera parte del check-list vimos elcuándo y el dónde en la organización del evento.

En la segunda parte revisamos el cómo organizar tu evento enfocado en la temática, los expositores y el registro.

Ahora continuaremos con la parte de alimentos / bebidas y salones.

Alimentos y bebidas

• Define si tu evento requiere de algún tipo servicio de alimentación como: desayuno, coffee, almuerzos, cenas. En caso que no los incluya infórmale a tus asistentes los lugares cercanos disponibles para encontrar estos servicios.
• Si vas a ofrecer servicio de alimentación, define claramente el menú y la forma de entregarlos.
• Valida si hay flexibilidad para elegir Ítems fuera del menú estándar del lugar del evento.  
• Calcula de 40 a 50 minutos para el desayuno, 50 a 60 minutos para el almuerzo y 15 a 20 minutos para los coffee, esto en grupos hasta de 300 personas.
• Para más de 300 personas incrementa entre 5 y 10 minutos para cada servicio.
• Calcula una o dos tazas de café o infusión por invitado durante la mañana. En la tarde, calcula una taza de café, infusión o un jugo o vaso con agua.
• En caso de requerir oferta de licores, considere la calidad, seguridad, variedad de éstos. Incluya siempre una oferta de cócteles o cervezas sin alcohol.
• De acuerdo a la cantidad de invitados define cuántos salones o espacios alternos requerirás.
• Cuál es el montaje de los salones que más se acomoda a tu evento: auditorio, mesas en U, aula o escuela, cóctel, cena con pista de baile u otros.
• Verificar si el salón requiere calefacción o ventilación, sonido, ayudas audiovisuales especiales.
• Definir una clara señalización de la ubicación del salón. 
• Asegúrate poder manejar fácilmente la iluminación del salón o tener un equipo a cargo de ello.
• Definir una clara señalización de los servicios higiénicos.
• Visita los salones con anterioridad y ojalá a la misma hora que se efecturará el evento para asegurarte que no haya ruido u otros elementos distracciones que pueda afectar el desarrollo efectivo de tu evento.
• Definir si el salón tiene acceso universal.
• Verifica si debe reservar espacios para la ambientación de los salones que vayas a comercializar.
• Definir si se vas a ocupar los servicios de audio, vídeo y/o internet propios del lugar del evento o requieres arrendarlos de manera externa.
• Establece previamente si requiere un registro audiovisual del evento para uso posterior.

Salones

El día del evento, al menos dos horas antes, haga un recorrido previo a todos los espacios contratados y verifique las condiciones y funcionamiento de todos los equipos.