Check list para tu evento, Parte IV

Hasta ahora, hemos recorrido las principales áreas en las cuáles debes enfocar tu check list para el evento que estás preparando: cuándo, dónde y el cómo.

En el último artículo veremos los otros detalles importantes que no se te deben escapar de tu check-list.

Otros

• Verifica las opciones de estacionamiento para tus asistentes: ubicación, costo, cercanía con el lugar del evento, alternativas, horarios y seguridad. Considera si requieres servicio de valet parking para tus asistentes.
• Define si requieres comprar previamente obsequios para los asistentes o para invitados especiales y consíguelos con anticipación al evento.
• Asegúrate que los materiales, equipos y ayudas logísticas estén en el lugar del evento al menos un día antes del mismo, confirma la disponibilidad y el estado.
• Checkear, un par de días antes, la disposición de los proveedores externos para el evento.
• Coordina y asegura que después del evento se tenga claridad qué hacer y a quién hacer llegar los materiales, equipos y ayudas especiales que sobraron del evento y cómo deben retornar a proveedores, expositores, moderadores o a tu oficina.
• Informa al coordinador del centro de eventos y a los proveedores externos los cambios de última hora, tan pronto estos cambios sean confirmados. Sé preciso en las instrucciones y valida que fueron entendidas efectivamente.
• Ten presente las condiciones de propinas y gastos especiales.
• Al final de cada día del evento o de cada actividad, firma los recibidos de satisfacción o los comprobantes de pago y guarda una copia para la facturación definitiva.
• Determina si requieres decoración o ambientación en el salón, el costo y el tiempo de preparación, así como los proveedores y las características.

Evaluación y cierre

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Haz una reunión con el coordinador del salón al final del día o de cada actividad especial y evalúen los servicios: salones, equipos, alimentos, adicionales, transporte, tiempos, materiales, proveedores.

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Realiza la evaluación de servicio del evento y haz las observaciones de mejoramiento para un próximo evento.