Controla los gastos al organizar tu evento

La realización de un evento corporativo supone la creación de un presupuesto, que si no es manejado cuidadosamente se puede disparar, sin siquiera saber la razón, por esto el control de los gastos resulta imprescindible.

Las empresas organizan eventos para obtener algo a cambio de la realización de estos, ya sea financiero, conseguir clientes o mejorar el posicionamiento e imagen de la marca, por esto, antes de empezar, los objetivos deben estar claros, para calcular el retorno de la inversión que se realizará.

Muchas veces, al tratar de mostrar la empresa de una forma determinada, los organizadores tienden a cuidar mucho las formas, descuidando el fondo del evento. Por eso, antes de empezar a gastar en una cierta ubicación, una determinada decoración o incluso el invitar a personalidades que puedan cobrar por asistir, se debe pensar si esto será compensado en el retorno de dicha inversión.

Otra idea para mantener a raya los costos de nuestro evento es la búsqueda de colaboradores para la realización del mismo, entre empresas relacionadas a nuestra actividad que puedan estar interesadas en obtener presencia en el evento, a cambio de compartir gastos. O incluso se pueden realizar acuerdos con proveedores, para lograr precios más bajos o algún tipo de canje a cambio de ser publicitados durante la convocatoria. 

Para controlar los gastos, los organizadores deben saber optimizar los recursos. Por ejemplo, podemos acortar la duración de un congreso de 5 a 3 días, ahorrando en el arriendo del salón de eventos elegido y en la hotelería de nuestros invitados que vengan desde lejos. En el caso de invitados o expositores, que deban realizar largos viajes y tengamos que encargarnos de su alojamiento, se puede optar por videoconferencias optimizadas. 

Controlando los gastos se puede lograr un mejor retorno de la inversión que se realizará, además de las externalidades positivas de los eventos, como cerrar contratos, conseguir nuevos clientes o agasajar a los que ya poseemos, aumentar nuestra red de contactos y mejorar la imagen de nuestra organización.