Todos somos conscientes de la cantidad de pequeños detalles que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento, es por ello que aunque contemos con una memoria prodigiosa y un cerebro acostumbrado a clasificar cada detalle, será imprescindible realizar un listado con cada una de las cosas pendientes de hacer, para asegurarnos el éxito del evento. 

La lista de cosas por hacer irá cambiando en función del tiempo estimado hasta el día del evento.  Habrá tareas sencillas que una vez las llevemos a cabo desaparecerán de la lista y otras que tendremos que ir posponiendo en el tiempo o completando por partes. 

Los dos puntos claves de las checklist, además de la tarea específica, son añadir quién es el responsable encargado de ejecutarla y el plazo de tiempo disponible (deadline) en el que debe estar realizada. Esta definición permitirá al organizador poder delegar en otra persona determinada tarea, llegado el caso de necesitarlo. 

Es fundamental dedicar una parte de nuestro tiempo a la etapa de planificación para realizar esta lista y mantenerla actualizada hasta el día del evento.   Será en los días anteriores al mismo cuando nos será más útil ya que los nervios y el estrés pre-evento pueden jugar malas pasadas a nuestra memoria, pero la checklist siempre nos dirá qué cosas son más urgentes de realizar y quién debe hacerlas. 

Aunque debe haber una lista general de la que el organizador nunca debe separarse, es más que recomendable que también realice checklist específicos para cada departamento: carpintería, iluminación, sonido, ambientación, etc.  y la entregue al responsable de ese área para que coordine el trabajo de su equipo.  En el montaje podremos acudir a cada jefe de departamento para comprobar si están cumpliendo todas las tareas asignadas en la lista.  

Es fácil reconocer en un montaje al organizador ya que suele ir  "pegado" a su carpeta donde lleva la checklist para comprobar que todo se realiza según el plan previsto. 

Lo más satisfactorio de las checklist es poder ir marcando las tareas una vez finalizadas.  Eso sí, ten a mano otra copia de la checklist para realizar una última comprobación.