Prepárate para lo inesperado: crea un Plan B para tu evento (Primera Parte)

¿Cómo logramos que en nuestro evento todo salga bien? Hoy te contamos cómo prepararte para solucionar los inconvenientes inesperados que pueden surgir al organizar un evento.

Quien ha organizado un evento sabe que no siempre todo resulta de acuerdo a lo planificado. Es por eso que es importante contar con un Plan B, para algunos puntos clave, ya que nos ayuda a resolver inconvenientes que se pueden presentar, de forma más rápida y eficiente.

Por otra parte, sentirnos preparados para lo inesperado nos da más tranquilidad para enfrentar este tipo de situaciones, lo que nos ayudará también a solucionarlas de mejor manera.

No hace falta desarrollar un plan detallado para cada punto que podría salir mal en tu evento, más bien se trata de evitar los problemas más comunes y saber a quién contactar en caso de que algo falle.

Por lo tanto, lo más importante es contar con un listado de las personas responsables de cada ítem.  En este listado, en primer lugar, deben ir los nombres y números de contacto de tus colegas que organizan el evento contigo, por ejemplo, el/la responsable de la decoración, las invitaciones, la parte técnica, los contenidos y otros.  Dicha lista debe estar a disposición de todos los involucrados para que se puedan poner en contacto directamente con la persona a cargo, en caso de requerirlo.

Luego se agregan los contactos externos, por ejemplo, la contraparte del Centro de Eventos, de la empresa a cargo del catering, de la compañía a cargo del traslado de los invitados y otros actores clave del proceso. Aquí es importante no solo nombrar a la empresa a cargo, sino especificar quién es el encargado con su respectivo número de contacto, tanto el teléfono fijo como el celular y el correo electrónico.

También esta lista se comparte con todo el equipo a cargo de la organización del evento, de forma que todos tengan claridad con quién exactamente contactarse en caso de cualquier inconveniente. Esto permite que cada integrante del equipo pueda resolver un problema que se presente, sin perder tiempo por no saber con quién comunicarse.  Esta lista de contacto agilizará la reacción de tu equipo en caso de emergencias, y además facilitará el trabajo de preparación del evento.

En nuestro próximo artículo te compartiremos algunos inconvenientes que pueden surgir y te damos tips de cómo evitar o solucionarlos.

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