Difusión

El éxito en la convocatoria de una actividad depende fundamentalmente de una buena difusión.  Esta debe ser clara, directa y con todos los detalles.

1. Dependiendo del alcance de tu evento puedes utilizar medios masivos (volantes, diarios, radios, etc.) o medios acotados al público al cual quieres llegar   (correo ordinario, email, afiches en determinados lugares, etc.).   Utilizar la web de tu empresa y las redes sociales para hacer la difusión también es muy importante porque te da más visibilidad y alcance.
2. Debe ser hecha con unos 20 días de anticipación; más días corres el riesgo de que se olvide y menos días corres el riesgo que el invitado tenga la fecha comprometida.  Si la haces por correo ordinario espera 4 a 5 días para comenzar el seguimiento y pedir confirmación de asistencia.
3. Si la invitación es por email comenzar las llamadas de confirmación al día siguiente.  Cuando falten 5 días para el evento enviar un email recordatorio y enviar otro el día anterior al evento.
4. Si esperas una gran asistencia y el Salón tiene una capacidad limitada, especifica en la invitación este punto e indica que la entrada es solo para quienes confirmaron su asistencia.
5. Si es el caso, redacta una nota de prensa después del evento y envíala a los medios de comunicación.