El día del Evento
El éxito de la actividad depende de la experiencia que hayan tenido los invitados.
Debemos preocuparnos de todos los detalles.
- Llega al evento por lo menos 3 hrs. antes para asegurarte que todo está montado y haz pruebas de todos los equipos instalados; climatización, iluminación, sonido, equipos audiovisuales, etc.
- Instala el material indicativo de salas y zonas. Distribuye también las identificaciones a las azafatas, promotoras y personal auxiliar e instruyelos acerca de las distintas necesidades que puedan tener los asistentes y de la ubicación de las distintas salas, salidas de emergencia, baños, comedores y otros recintos del Centro de Eventos.
- Si es posible haz un ensayo general de las distintas situaciones que van a acontecer.
- Ten a la mano una lista de los asistentes confirmados y de los no confirmados por si aparece alguien a última hora.
- Si los invitados deben acreditarse a la llegada, debes disponer el material que se les entregará en las distintas mesas en la entrada y asignar una persona por cada 60 a 80 invitados para evitar las aglomeraciones puesto que la gran mayoría de los invitados llegará a la misma hora.
- Si tienes asistentes VIP, debes reservar las primeras filas para ellos y sus acompañantes y para los compromisos de última hora.
- Vuelve a chequear que no existan ruidos ambientales que vayan a perjudicar tu evento; ruido de calles, puertas que suenan, música ambiental, otras actividades en salas adyacentes, etc.
- La guardarropía debe estar bien equipada y con personal suficiente sobre todo a la hora de término del evento.
- Si haces un break durante el evento aprovecha para airear la sala, reponer el agua en el podio y mesa de honor, cambiar letreros, etc.
- Si quieres guardar el material generado en el evento (conferencias, paneles, presentaciones, preguntas, foros, etc.) asegúrate de grabar en video o audio las presentaciones para luego hacer transcripciones o copias de este material para los invitados o para futuras difusiones.
- Al término del evento revisa junto con personal del Centro que todo esté en perfecto estado para evitar sorpresas desagradables.
- Haz una reunión de evaluación con los responsables de los distintos servicios involucrados para saber lo bueno y lo malo que pasó durante el evento y toma nota de esto para futuros eventos. Agradece el apoyo y despídete de cada uno.
- Haz una reunión de evaluación con tu equipo de trabajo y toma nota de lo bueno y lo malo que cada uno vio para repetir, corregir o modificar estos aspectos para el próximo evento. Agradécele a cada uno por su cooperación e involucramiento en el evento, te ayudará a mejorar el clima dentro de la empresa.