El lugar, el día y la hora
El éxito de una actividad depende en gran medida del lugar que se elige.
La comodidad del invitado es lo que primero impacta en el visitante
- Escoge un lugar que conozcas previamente o hayas visitado lo suficiente como para saber de qué manera resuelven las distintas situaciones o problemas que se puedan presentar.
- No confíes en las imágenes de los folletos, catálogos o página web puesto que estas siempre son hechas con lentes especiales que nos muestran el salón más grande de lo que es en realidad. Visita el salón y toma tu mismo las fotos.
- Haz la reserva del salón con cierta antelación especialmente en las fechas de mucha demanda de salones como por ejemplo los dos últimos meses del año. Solicita la reserva y la confirmación por escrito.
- Negocia con el Centro de Eventos hasta que fecha puedes anular tu reserva, en caso de que tengas que hacerlo, sin ser penalizado.
- Averigua por los accesos y salidas de emergencia así como también por las facilidades para personas discapacitadas.
- Infórmate acerca de facilidades de estacionamiento en el Centro de Eventos o en su cercanía y también de los medios de transporte público que existen para llegar al lugar. Coloca esa información en el material de promoción.
- Verifica el equipamiento que te ofrecen en cuanto a Iluminación, Amplificación, Equipos audiovisuales, Aire acondicionado o Calefacción. Si no entiendes del tema hazte asesorar por alguien de tu confianza o contrata a una persona que se encargue del tema. Es preferible gastar un poco más a que el evento tenga problemas técnicos que afecten tu resultado final.
- Revisa la visibilidad del escenario desde todos los sectores del salón.
- Cuando dispongas las sillas como auditorio, en la medida que puedas, haz dos o más pasillos para facilitar el acceso.
- Ubica el escenario en el lado opuesto a la entrada de los asistentes para que los que lleguen tarde no afecten el desarrollo del evento.
- Prepara material indicativo de las zonas y salas que orienten a los asistentes, especialmente si el evento es en un Centro donde se desarrollan otras actividades en paralelo.
- Si tienes asistentes que vienen de fuera de la ciudad verifica si pueden alojarse cerca del Centro de Eventos
- Infórmate de los nombres de las personas encargadas de los distintos montajes dentro de la sala; encargados del centro de eventos, de iluminación, del equipamiento audiovisual, productora del evento, etc.
- Si la sala es grande y plana coloca los oradores sobre una tarima para que puedan ser vistos por todos los asistentes.
- Elije con cuidado el día y la hora del evento para que no coincida con algún evento mediático; futbol, conciertos, día del niño, del padre. Los mejores días para organizar un evento tipo conferencia son Martes, Miércoles o Jueves.
- Si es una conferencia prográmala en un horario fuera de oficina para asegurar mayor asistencia.
- Verifica que no existan ruidos ambientales que vayan a perjudicar tu evento; ruido de calles, puertas que chirrian, música ambiental, otras actividades en salas adyacentes.